Jak vybrat informační systém a nesplésti se?

Výběr informačního systému vždy chápejte jako významnou příležitost pro otevření nových horizontů při hledání strategických možností rozvoje firmy a podpory firemních procesů a činností.
Proto tomuto kroku přikládajte velký význam a neponechejte nic náhodě.

5 kroků k úspěšnému výběru a nasazení informačního systému:

1. Potřeba
2. Hledání řešení
3. Výběr dodavatele
4. Nákup/implementace
5. Zhodnocení nákupu

1. Potřeba

Pokud čtete tyto stránky potřeba u Vás zajisté vznikla nebo jste firmou, která o sobě přemýšlí a má vytyčené cíle jak se posunout v obchodních dovednostech a činnostech.
Prvním logickým krokem je vznik POTŘEBY a její přetvoření do požadavků na budoucí informační systém a jejich odsouhlasení.
Formulaci požadavků provedeme:

• analýzou obchodních a marketingových procesů,
• analýzou potřeby po informacích vůči cílovým skupinám a
• srovnáním s informační strategií firmy.

Je to klíčový krok, který ovlivňuje další vývoj výběru tím, že definuje:

• jak budeme podporovat obchodní a marketingovou strategii,
• jaké informace požadujeme shromažďovat,
• jak se s informacemi bude pracovat a
• podle jakých kritérií budeme informační systém vybírat a hodnotit úspěšnost nasazení

2. Hledání řešení

Na základě sestavených kritérií provádíme výběr systému, které se nejvíce přibližují definovaným kritériím.
Cílem je vybrat systém bez vazby na dodavatele!
Někdy bývá řešení slučováno s dodavatelem a tím nemusí být výběr objektivní.
V této fázi bychom neměli chtít po osloveném poskytovateli systému cenovou nabídku!
Musíme dbát na splnění výběrových kritérií jako je splnění požadavků na informace a co největší podporu obchodních a marketingových procesů.

Do dalšího výběru by se neměly dostat více jak 3-5 systémů! Pokud jich totiž vyberete více je zřejmé, že nemáte přesně definované svoje potřeby.

3. Výběr dodavatele

Vybrali jsme několik vhodných systémů?

Nyní budeme:

• vybírat a jednat s dodavateli
  • ověřovat jejich nabídky zejména smluvní a cenové podmínky,
  • nechat si prezentovat systémy nad daty!
  • ověřovat reference ? a nejen ty úspěšné!

• připravovat projekt
• časové harmonogramy,
• implementační týmy,
• ...

4. Nákup a implementace

Vybrali jsme Dodavatele?
?nastávají klíčové části a těmi jsou?

• implementace systému
• nasazení systému,
• zaškolení obsluhy,
• převzetí systému do rutinního provozu

Zde se můžeme dočkat nemilého překvapení!
Systém je nasazen, ale neplní svoji roli, protože dodavatel si s ?námi? udělal co chtěl a opomenul klíčové kroky?

5. Zhodnocení nákupu

Nasadili jsme úspěšně systém?
? to je potřeba prověřit?

Porovnejme dosažené parametry podle kontrolního seznamu:

• prověříme znalosti uživatelů při práci se systémem,
• prověříme jak systém podporuje vytýčené obchodní cíle a
• prověříme jak byla uspokojena potřeba po informacích.

Pokud je vše v pořádku ? systém je úspěšně zaveden, ale tím nic nekončí?