Mnoho orgranizací si pokládá základní otázku jak organizovat svoji podporu obchodních činností.
Velké množství malých firem používá Outlook pro emaily a plánování času.
Jsme přesvědčeni, že CRM systémy jsou výhodnějším řešením než Outlook pro organizování obchodních činností a vazeb.
CRM systémy jsou komplexnější než Outlook
Outlook je excelentní nástroj pro komunikaci a posílání e-mailů a plánování času.
CRM systémy obsahují všechny funkce jako Outlook a ještě navíc umí evidovat kontaktní osoby, firmy, aktivity, dokumenty a vše spojit s řízením prodejních příležitostí. Tyto vazby dotváří celý obraz a jsou nezbytnou podmínkou pro efektivní řízení obchodních vztahů.
History tracking
Každý uživatel Outlook má data na svém počítači, proto Outlook neumožňuje sdílení dat a vytvořené historie.
CRM systémy jsou organizovány pomocí databáze, která je primárně na serveru.
Tato organizace dat umožňuje vytváření historie komunikace.
Umožňuje přirazovat ke každému kontkatu a firmě telefony, schůzky, úkoly, faxy a emailovou korespondenci a třeba i dokumenty.
Správa kontaktů a firem
Outlook umožňuje organizovat kontakty pouze podle kategorií a složek. Neumožňuje, ale podrobnější segmentaci, celkový přehled poznámek, historie a korespondence přes celou firmu.
CRM systémy naproti tomu umožňují uživateli přizpůsobit systém dle jeho potřeb a efektivně organizovat firmy a jejich kontakty podle skupin např. prospekty, zákazníky, dodavatele a partnery. Umožňují také přehledným způsobem z jednoho místa zobrazovat poznámky, aktivity, historii, korespondenci a obchodní příležitosti k firmám.
Reporty
Outlook obsahuje velmi jednoduché tiskové seznamy.
Outlook neumožňuje vytvářet uživatelsky definované, grafické a specifické prodejní sestavy.
CRM systémy obsahují mnoho sestav v různých kategoriích, které se dají navíc jednoduše upravovat podle individuálníhc požadavků.
Podle těchto sestav se dá efektivně sledovat vývoj kontaktů, aktivit, firem a obchodních příležitostí.
Přizpůsobení databáze
Outlook neumožňuje uživatelské uzpůsobení databáze.
CRM systémy umožňují uzpůsobení a modifikace dle uživatelských požadavků.
Lze přidávat, odstraňovat a přejmenovávat pole v jeho databázi nebo je napojovat na uživatelsky definované číselníky.
Lépe tak vyhovují požadavkům zákazníků, kteří je používají.
Série aktivit
Outllok neumožňuje plánovat série aktivit.
CRM systémy jsou k tomuto uzpůsobeny.
Umí plánovat série aktivit na základě definovaných pravidel.
Pomocí této funkcionality dokonaleji řídí firemní procesy a umožňují ještě efektivněji sdílet data.
Řízení obchodních příležitostí
CRM systémy umí řídit obchodní příležitosti přes jejich prodejní cykly.
Zobrazují informace o produktech, cenách, počtu, pravděpodobnosti úspěchu s jakou obchodní případ vyhrajeme.
Dokáží Vám také zobrazit informace o konkurentech, kteří proti Vám strojí a vyhodnotit případné důvody úspěchu či neúspěchu.
Pomocí takto vedené obchodní příležitosti máte možnost vyhodnocovat svoje obchodní úspěchy a neúspěchy a efektivně řídit svoji obchodní činnost.
Integrace s Outlookem
Většina CRM systémů umožňuje integraci s Outlookem. Jedná se zejména o synchronizaci či importy emailů, konktatů, aktivit a úkolů.
Součástí všech nabízených CRM systémů je také emailový klient, který umožňuje plné řízení korespondence stejně jako v Outlook.
